119 Me Time

Znipcast – für gute Zusammenarbeit | Agile, Scrum, KanBan, Psychologie, Teamentwicklung und NLP | Podcast der Znip Academy

Me Time

Aus der Folge Leadership stammt die Frage „Wie finde ich Zeitslots im Kalender um mal Ruhe für mich zu haben?“, also kurz: Me Time

Denn es geht zum einen darum Zeitslots im Kalender zum Arbeiten zu haben und gleichzeitig auch Zeiten zu haben um für andere verfügbar zu sein. Oder findest Du es cool 2 Monate auf einen Termin beim Chef warten zu müssen? Zeitslots sind also eine Kunst für sich und Me Time erstrecht.

Das Thema hat also viel mit Selbstführung zu tun. Hierbei geht also weniger um Leadership, Führung oder Agilität, sondern wirklich um Selbstmanagement und Selbstführung.

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Diese Folge auf YouTube: https://youtu.be/ZQjC00SXtMw

Videocall Software is a Bitch

Ich weiß nicht wie es Dir, liebe Hörerin, mit dem Beginn von Corona ging, bei uns jedenfalls waren plötzlich die Kalender mit Videocalls voll. Klar man traf sich nicht mehr zufällig, sondern nur noch, wenn man einen Termin hatte. Das hat eine Weile gedauert, bis wir das wieder im Griff hatten.

Mittagspause

Eine der ersten Sachen, die uns bezüglich MeTime begegnet ist ein Serientermin zur Mittagspause. Henry Schneider nutzt das auch erst seit kurzen und fand es besser, als er das nicht tat. Warum? Die Mittagspause musste bei ihm nicht so starr sein. Bei Janina Kappelhoff dagegen schon. Henry hat lieber die Flexibilität. Früher nahmen die Menschen in Hernys Umfeld aber mehr Rücksicht darauf, ob dieser noch entsprechende Zeiten im Kalender hat um eine Mittagspause zu machen. Es war eine Art ungeschriebenes Gesetz und gegenseitiger Respekt. Da fragte man auch noch nach ob man Termine in die Mittagspause legen darf. Oder lud zum Lunch ein.

Und online eine gemeinsame Pause ist nicht das Gleiche, wie ein gemeinsames physisches Mittagessen. 😉

Selbige Handlung sehen wir nun auch bei Anfangs- und Endzeiten der Arbeit. Vor allem bei Eltern. Das obwohl E-Mailprogamme, wie Outlook sogar die Funktion bieten Anfangs- und Endzeiten für Arbeit einzutragen. Diese grauen Bereiche scheinen aber auch gern ignoriert zu werden.

Wann fängst Du an?

Und da sind wir häufig schon in dem nächsten Phänomen, dass wir sehen: Die Termine werden immer früher gebucht. 5Uhr vielleicht? Da sind noch freie Slots im Kalender! Nein!

Nein sagen

Wir dürfen lernen Nein zu sagen und unser Umfeld daran zu gewöhnen. Deshalb gibt es dazu auch eine eigene Znipcast Folge.

Die Vorstufe davon können auch Arbeitsblocker sein. Dies ist schließlich Zeit, die man bewusst im Kalender Blocker und quasi zu den Kolleginnen sagt „Nein hier kannst Du keine Termine reinbuchen.“. Natürlich kann die nächste Stufe dann auch sein, auf die Blocker zu bestehen, falls die Kolleginnen dann lieb fragen. Die Zeit ist schließlich aus einem guten Grund geblockt. Hier hilft es vor allem die Zeit nicht nur Blocker zu nennen, sondern direkt wie die Arbeit, die man in der Zeit erledigen möchte.

Gerade bei öffentlich geteilten Kalendern, was schön für die Transparenz ist, passiert es sonst häufig, dass mit Vorliebe die Blocker überbucht werden.

Dies ist vor allem auch wichtig in Richtung unserer Chefs, ihnen auch transparent zu machen, dass sie unsere wichtige Arbeit unterbrechen und überdenken dürfen ob ihr Anliegen dies gerade rechtfertigt.

DeepWork

Früher war das eine gute Strategie einfach auch früh auf Arbeit zu sein und so die Deep-Work Zeit gut nutzen zu können. Also zumindest, wenn Du eine Lerche bist, wie die liebe Janina. Heutzutage dürfen wir uns die DeepWork-Zeiten auch selbst im Kalender blocken.

Diese DeepWork Zeit solltest Du Dir mindestens einmal, am besten jeden Tag, im Kalender blocken um auch produktiv für Dein Unternehmen zu sein.

Störungen

Gerade in der DeepWork-Zeit und vielleicht auch sonst, sollten alle Push-Notifications abgestellt werden. Vor allem Outlook, Teams, Slack und Social Media.

Janina hat schon den Versuch unternommen, in Mails und Kalender nur nach 13Uhr hinein zu schauen und eine Abwesenheitsnotiz für die übrige Zeit zu setzen.

Bei Henry ist es dafür so, dass Termine für denselben Tag eher schwierig sind. Das hat das Umfeld auch verstanden. Daher kann Henry am Vortag den nächsten Tag bereits gut vorplanen und vorbereiten und es kommt eher selten zu spontanen Änderungen. Das Umfeld hat sich auch schon daran gewöhnt.

Überbuchungen

Henry ist aufgefallen, dass neben dem Nein sagen es auch super hilfreich ist Überbuchungen mit dem Angebot eines Telefonates zur Terminfindung abzulehnen. Also „Da habe ich bereits einen Termin, lass kurz telefonieren um einen besseren zu finden.“. Viele Termineinsteller hinterfragen dann selbst, wie wichtig der Termin ist. Manchmal gibts dann nur eine Mail statt des Termins oder auch, wenn man ehh schon telefoniert die Klärung des Themas mit zwei Sätzen.

Nur Austauschrunden?

Als nächstes kannst Du Dir Deine Termine anschauen. Gibt es beispielsweise viel zu viele Austauschrunden, vielleicht sogar auf vielen Ebenen mit den gleichen Menschen. Oder werden alle Übergabepunkte mit Steuerkreisen versehen oder ähnliches. Hierin steckt sicherlich auch viel Komplexitätsreduzierung. Also die Termine und die Teilnehmer ganz klar anschauen. Dabei sind vor allem die Ziele der Termine entscheidend. Denk bitte einmal darüber nach „Was ist das Ziel des Termins?“.

Bist Du in den Terminen überhaupt erforderlich? Hast Du Wortbeiträge? Ich stelle oft fest ob ich in einem Termin gebraucht werde oder nicht, wenn ich parallel E-Mails beantworte. Dann braucht es mich offensichtlich nicht in dem Termin.

Verfügbarkeit

Gerade diese „kann ich Dich kurz Anrufen?“ Sachen können ja nur passieren, wenn ich verfügbar bin. Also gerade nicht in einem Termin.

Wenn beispielsweise der Nachmittag frei ist um mal eben gegriffen werden zu können, dann gibt es oft auch keine Termine, da man die Person ja auch ohne Termin erwischt.

Das ist manchmal ein harter Weg und lohnt sich am Ende für alle.

Henry realisiert dies auch, dass der Kalendertag geblockt wird, sobald es 4 Termine an einem Tag gibt.

Hinweise

Ein guter Punkt um herauszufinden, dass die Meetings eingedampft werden sollten, ist neben der E-Mail-Geschichte, dass in den Status-Runden nur berichtet wird, was alles nicht geschafft wurde. Eben weil man so viele Status-Runden hat.

Dies kannst Du als Scrum Masterin auch gut im Daily beobachten. Wenn es dort keinen Fortschritt gibt, ist dies ein guter Hinweis für zu viele Meetings.

Jour fixe

Soweit ich weiß kommt die Idee die Jour fixe auch im Projektmanagement einzusetzen von IBM. Hierbei handelt es sich um einen Tag an dem das Team oder die Gruppe keine Termine hat. Also einfach im Büro ist und arbeitet und eher zufällig kurze Absprachen passieren. Starten kann dies gern auch mit einer regelmäßigen Stunde oder einem halben Tag, der dann langsam ausgedehnt wird. Vorteil ist, dass vor allem viele spontane Zusammentreffen passieren können, wenn wir am Jour fixe Ort des Teams sind.

Get shit done,

Janina & Henry

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Janinas Ultimativer OKR Guide

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In der Podcastfolge erwähnte Folgen zur Vertiefung:

• Leadership
• Agilität
• Nein
• Transparenz
• Komplexitätsreduzierung
• Ziel
• Scrum Masterin
• Daily
• Team

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