Comment gérer sa liste de tâches ?

Puissante Panoplie

Dans ce nouvel épisode de Puissante Panoplie, je m'attaque enfin à ce grand classique qu'est la liste de tâches. C'est un sujet complexe qui peut effrayer. D'ailleurs, j'ai mis du temps à l'aborder car je ne savais pas trop par quoi commencer. J'expérimente régulièrement avec mes listes de tâches et je vais partager avec toi ce que j'ai appris jusqu'à présent.

Notes et références pour aller plus loin :

Article :

• La méthode "Getting Things Done" selon David Allen

Applications (L'interface existe aussi en version française) :

• Things (Mac et iPhone)
• Todoist (Mac, PC, Android et iPhone)
• Trello (Mac, PC, Android et iPhone)
• Asana (Mac, PC, Android et iPhone)
• Omnifocus (Mac et iPhone)

Transcription complète :

Hello, c'est Laurent. Ca fait depuis plusieurs épisodes que j'essaie d'échapper à un monstre. C'est animal sauvage que je nourris régulièrement et qui grandit de manière incontrôlée. Il prend de plus en plus de place et il commencer sérieusement à m'encombrer. Aujourd'hui, je vais attaquer cette grosse bestiole ou plutôt, je vais l'apprivoiser car si on s'y prend bien, elle devient notre amie. Je parle bien sûr de la liste de tâches ou la fameuse "to do list".

Bienvenue dans Puissante Panoplie, l'émission qui fait le ménage dans ta tête pour que tu puisses te concentrer sur la création.

Parmi les outils indispensables pour se libérer la tête, on a déjà vu l'agenda numérique. (C'était dans l'épisode 1.) Son complément naturel est une application pour gérer sa liste de tâches. Avec ce duo de choc, tu disposes de solides fondations sur lesquelles tu pourras bâtir un système évolutif qui va grandir avec toi.

Avant de dompter tes listes, il va falloir passer par une phase d'allègement. C'est-à-dire qu'on va faire une balade dans ta tête et on va regarder tout ce qui te pèse, ce qui t'encombre l'esprit.

Par exemple, tu dois sûrement te dire que tu devrais trouver un moment pour faire un peu de classement. Ou que ça fait longtemps que tu n'as pas vu ta cousine ou que tu as appelé ton meilleur ami. Depuis des mois, tu voudrais commencer ce nouveau sport à la mode ou aller voir cette exposition. Et acheter de l'engrais pour ton mini jardin potager... Etc, etc.

C'est important de prendre le temps de fixer toutes ces tâches, ces idées et ces envies. Alors prends une feuille et un crayon ou ton application favorite et capture tout ça. A ce stade, tu vas déjà te sentir mieux car tu auras moins peur d'oublier quelque chose. On a trop tendance à vouloir retenir des idées dans sa tête au lieu de les noter à quelque part. C'est comme se promener avec une constellation de mini épées de Damoclès au-dessus de sa tête : Aïe, il ne faut pas que j'oublie ça ou ça... Pas étonnant qu'on se sente stressé sans trop savoir pourquoi.

Maintenant, tu te retrouves avec une monstrueuse listes de tâches et il va falloir trier tout ça pour ne pas te laisser dévorer.

Premièrement, je te conseille de repérer les tâches qui peuvent être terminées rapidement disons en moins de deux minutes comme ranger un ustensile à sa place ou classer un document. Fais tout de suite ces tâches en l'espace d'un quart d'heure et tu auras déjà considérablement réduit ta liste.

L'étape suivante consiste à classer les tâches en fonction d'un contexte. Tu va voir que ce n'est pas si compliqué. On va commencer par une vue d'ensemble pour ensuite entrer progressivement dans les détails.

A un premier niveau, tu peux créer différents espaces. Ce sont des catégories générales comme maison, travail et ou encore loisirs. Il est possible qu'à ton travail tu utilises une certaine application car tu dois collaborer avec des collègues. Par contre à la maison, tu peux choisir de faire plus simple et d'employer une application plus basique ou juste un carnet papier.

Maintenant, plongeons un peu plus profond. Dans l'espace maison, tu peux à présent créer différents projets (entre guillemets) comme nettoyages, courses, administration.

Finalement, entrons dans un projet, par exemples les courses. Tu écris simplement ce que tu as besoin d'acheter et si nécessaire tu précises dans quel magasin.

Si on parle d'un projet créatif, tu peux aller encore plus loin en incluant des étapes ou des sous-titres comme "Phase de préparation", "Recherches", "Réalisation". Si c'est utile, tu peux ajouter un contexte supplémentaire. Ca peut être un lieu (comme le bureau), un outil (comme au téléphone) ou une personne (par exemple en collaboration avec un collègue.)

Une fois que la structure est prête, tu places chaque tâche au bon endroit et tu décides quand tu vas la faire et dans quel contexte.

Ok, ça commence à devenir très complexe et évidemment il y a une application qui va te changer la vie.

Si tu es sur Mac et iPhone, je te recommande une application qui s'appelle Things comme "choses" au pluriel. Au moment où j'enregistre cet épisode, ils sont à la version 4. Elle est payante, mais c'est ma préférée car elle est simple, facile à utiliser et puissante. Tu vas voir pourquoi juste après.

Si tu es sur PC et sur Mac, je te conseille de tester "Todoist" qui est très complet. La version gratuite permet de faire déjà beaucoup de choses.

Et si tu dois collaborer avec d'autres personnes, tu peux jeter un oeil à Trello ou Asana.

Et si vraiment tu veux accéder au niveau supérieur car tu es devenu accro aux to do lists, plonge-toi dans Omnifocus. C'est l'application ultime si tu veux un contrôle total. Pour ma part, j'ai essayé, mais je trouve que ça va presque trop loin pour la plupart des humains...

Revenons à Things 4 et mettons en parallèle les étapes que je viens d'énumérer. Dans Todoist et un peu moins dans Asana, les fonctions et la logique sont similaires.

Premièrement : La phase d'allègement de ta tête : on vide tout. Dans Things, il y a un dossier qui s'appelle "A classer" et qui est fait pour ça. Exécute les tâches courtes et simples et classe toutes les autres.

Deuxièmement : Tu créés les différents domaines ou espaces principaux : Travail, maison, création, loisirs etc. Dans chaque espace, ajoute des projets. Pour rappel, ce sont des groupes de listes. Et finalement pour les longues listes, tu peux ajouter des étapes ou des en-têtes.

Troisièmement : Il y a les petits détails malins comme le système des étiquettes ou "tags". Reprenons l'exemple du projet "courses". Pour tous les articles que tu vas acheter dans le magasin de bricolage, tu vas attribuer l'étiquette "bricolage" ou "jardinage". Quand tu arrives dans le magasin en question, tu ouvres ton application et tu choisis de voir seulement les articles qui ont l'étiquette "jardinage". Et voilà.

Autre fonction importante, tu peux dire à l'application qu'une certaine tâche est récurrente, comme passer l'aspirateur chaque samedi après-midi ou faire changer les pneus de la voiture au début de l'hiver et de l'été.

Et le truc génial avec la plupart de ces applications, c'est qu'elles s'intègrent avec ton agenda numérique comme Google Agenda. En un coup d'oeil, tu vois les tâches que tu dois faire le même jour ainsi que ton emploi du temps avec les différents évènements qui jalonnent ta journée.

Ouf, ça fait beaucoup pour un seul épisode ! Garde déjà à l'esprit que tu peux commencer simple en ayant juste deux ou trois listes. Par la suite, une fois que tu auras compris le fonctionnement de l'application, tu pourras ajouter des détails, des espaces ou des projets. Ca doit venir naturellement sans forcer. L'application est à ton service et il faut qu'elle marche pour toi. A chacun son style et sa manière de fonctionner !

Tu as maintenant un nouvel outil dans ta panoplie, mais rappelle-toi que ce n'est qu'un outil, l'essentiel c'est ce que tu vas en faire.

Merci de m'avoir écouté ! Cet épisode a été écrit et réalisé par Puissant Bazar, donc moi, Laurent. Si tu as des questions ou des remarques, envoie-moi un mail à [e-mail]

Je reviens jeudi dans deux semaines. D'ici là, si tu ne sais pas quoi écouter, je te recommande ma nouvelle émission "Puissant Chantier" où je parle de ce qui se passe dans ma tête de créateur. Si tu me connais, tu risques d'avoir quelques surprises...

Allez... Prends soin de toi et à tout bientôt.