103.- Organización y productividad. Te explico cómo lo hago.

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La organización es la esencia de los sistemas empresariales. Mediante la organización de los recursos y su adecuada aplicación a lo largo del tiempo, obtienes los resultados previamente planificados. Organización, recursos, tiempo y resultado van, por lo tanto, íntimamente ligados. Esta afirmación, que está absolutamente asumida en ámbitos empresariales, puede muchas veces no tener reflejo después, en nuestra vida profesional y personal. Es muy difícil, yo creo que imposible, separar tu vida personal de la profesional cuando tienes pasión en lo que haces. Con esta misma lógica, es imposible que una persona desordenada en su vida personal y profesional, pueda después, llevar orden a la empresa que gestiona y dirige. En el episodio de hoy, quiero hablarte sobre cómo me organizo yo, en mi día a día, para sacar adelante todas las tareas que componen mi área de responsabilidad. CÓMO ORGANIZO MI TIEMPO. Mi jornada comienza a las 4:30 h y termina a las 21:30 h. Duermo, por lo tanto 7 horas. Guardar las horas necesarias de sueño es imprescindible para mantener un nivel adecuado de productividad. Desde las 4:30 h hasta las 8:30 h desarrollo todas aquellas tareas que necesitan de concentración y silencio. No hay llamadas de teléfono y no consulto la mensajería de ningún tipo. Doy salida a todas las cuestiones que están en mi bandeja de entrada y gestiono el desarrollo de las tareas en curso. Al comienzo, me concentro en lo más importante y urgente. Después, el podcast. Al final, labores que tienen un componente más mecánico. Tras una hora de pausa para el aseo y el desayuno, comienzo mi jornada "oficial" de trabajo, generalmente en las sedes de las empresas con las que colaboro. Suelo parar entre dos horas y dos horas y media. Este tiempo lo utilizo para comer, reposar un poco, leer sobre algún tema que me interese o escuchar algún podcast y en general lo dedico a relajarme con temas que me resulten amenos, pero productivos. Sobre las 16:30 h suelo volver a la jornada "oficial" hasta las 20 h. La rutina entre las 20 h y las 21:30 h suele ser la misma que en la parada de la mañana. Llevo más de 15 años sin ver la televisión. Me informo a través de la radio y escucho podcast. QUÉ HAGO Y QUÉ NO HAGO PARA SER MAS PRODUCTIVO. En mi experiencia tengo absolutamente comprobado que el teléfono es un destructor de productividad. Por este motivo, limito mucho su uso. Obviamente, atiendo todas las llamadas de mis clientes cuando las recibo, pero siempre utilizo el correo electrónico como medio de comunicación para dar las respuestas. En mi trabajo utilizo el teléfono principalmente para el WhatsApp. Correctamente utilizado es una buena herramienta de productividad. Mensajes concretos, respuestas concretas y todo por escrito. Como he comentado antes, el correo electrónico es la herramienta más productiva que utilizo. A lo largo del día, y en ciertos momentos, consulto las cabeceras de asunto de los correos que recibo y, salvo que detecte una urgencia, los reclasifico para dar respuesta más tarde. Dependiendo de la densidad de la respuesta, respondo en los periodos de pausa, o al día siguiente en el último periodo del comienzo de la mañana. El correo electrónico me permite dejar constancia de todo por escrito y adjuntar documentación. Para la planificación de mi trabajo utilizo el sistema GTD pero muy adaptado a mis necesidades. Lo complemento con el Google calendar y nada más. Con esto me es suficiente. No utilizo ninguna aplicación específica de productividad. Durante el día a día, tomo nota de todo lo relevante que ocurre, sea lo que sea, y lo registro. Saco una foto, tomo nota en el block de notas del teléfono, etc. Utilizo mucho el SIRI para mandarme notas. Todo lo proceso después. SOFTWARE Y HARDWARE. Como te he indicado, no utilizo programas sofisticados. Para el correo electrónico utilizo el Outlook 2016, si bien es cierto que este es el primer cambio urgente que voy a realizar. Cambiaré próximamente a Gmail. Todo lo realizo en un entorno Windows, actualmente el 10, y con Microsoft Office. Para la gestión de mis empresas utilizo software de Wolters Kluwer, contabilidad, ERP y CRM pero estoy familiarizado con muchos otros ya que cada empresa utiliza herramientas distintas. En cada sitio trabajamos con lo que mejor se adapta a sus necesidades. Mi configuración de Hardware es la siguiente. Trabajo todo contra un servidor Lenovo ubicado en mi oficina. En él descargo regularmente todos mis contenidos de todo tipo. Todo está respaldado por un sistema de discos solidos ubicados en la otra oficina. En el día a día, trabajo con un portátil HP. Cambio de portátil cada dos años. Utilizo una Tablet Samsung y un móvil IPhone 6 que me sirve para dar red WIFI al portátil. Tengo un escáner EPSON que utilizo mucho y una impresora de la misma marca, que ya apenas utilizo. El papel físico se muere. De momento no utilizo ningún sistema en la nube. De momento. Estoy haciendo pruebas, pero todavía no he tomado ninguna decisión. CONTACTO HUMANO. Particularmente yo le doy mucha relevancia a las entrevistas personales. Huyo del teléfono, pero doy prioridad al contacto presencial programado. Ver, estar, escuchar y estar pendiente de los matices para mí tiene mucha importancia. En mi actividad, la preparación, planificación y la anticipación de forma cercana al cliente es esencial, ya que ellos son los receptores de mi trabajo. Para lo importante prefiero estar cercano, para lo demás esta el e-mail. No me gusta el Skipe. Se acaba abusando de él y es muy improductivo. Lo puedo entender para organizaciones muy distantes o con muchas sedes, pero para mí y para lo importante, prefiero hacer 300 km y tener una conversación cara a cara con un café que una hora de Skipe o similar. Esta es mi fórmula. La que a mí me funciona. Me gustaría conocer la tuya y conocer las mejoras que estas introduciendo en tu productividad. Puedes comentármelas a través de mi correo electrónico [e-mail] o a través del formulario de contacto que encontrarás en mi página web javierosoro.com Os agradezco y os agradeceré todos los comentarios que realizáis, así como los likes y reseñas en IVOOX y ITUNES. Muchas gracias y hasta mañana.